Cara Belajar Menggunakan Excel Dengan Muda Geng

Untuk itulah artikel ini hadir untuk membantu dan memperkenalkan anda cara belajar menggunakan Excel beserta cara pengoperasian Excel dengan cepat. Semua tips yang ditulis ini merupakan perintah dasar yang harus anda pahami, sehingga anda bisa mengembangkannya lagi.

Istilahnya seperti ini: “Untuk menghitung luas segitiga, volume kerucut, dan menghitung integral, maka kita memerlukan pengetahuan dasar matematika seperti pertambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian”. Istilah tersebut akan kita pakai di artikel ini, sehingga setelah anda selesai membaca artikel ini, diharapkan anda sudah menguasai dasar dalam menggunakan Excel dan siap belajar hal baru. Langsung saja, ini dia tips-tips cara belajar menggunakan Excel dengan cepat.

Wajib untuk diketahui

Sebelum anda mengikuti tips di bawah ini, ada beberapa hal yang perlu anda ketahui. Bagi anda yang benar-benar baru dalam menggunakan Excel, silahkan perhatikan ini. Excel merupakan aplikasi pengolah data dengan menggunakan tabel atau terkenal dengan nama Spreadsheet. Pada gambar di atas, ada 3 hal yang harus anda ketahui.

• Dari kiri ke kanan layar atau sebaliknya (Horizontal), hal tersebut di namakan Baris. Baris di Excel diwakilkan dengan angka yang berurutan dari 1 dan seterusnya.
• Dari atas ke bawah layar atau sebaliknya (Vertikal), hal tersebut di namakan Kolom. Kolom di Excel di wakilkan dengan huruf yang berurutan dari huruf A dan seterusnya.
• Jika anda mengklik ruang kosong di halamannya, hal tersebut di namakan Sel. Sel di Excel di wakilkan dengan – kombinasi kolom dan baris seperti A1, B2, D10, dan lain-lain. Jika D10, maka sel tersebut berada di kolom D dan – pada baris 10.

Setelah anda mengerti, silahkan ikuti tips belajar Excel di bawah ini.

1. Perhitungan dasar

Excel memang di tujukan untuk mengolah data berupa angka yang bisa anda tambah, ubah, dan manipulasi sesuai keinginan anda. Nah, mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel merupakan langkah awal untuk mengerti konsep keseluruhan. Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan “Fungsi”. Fungsi bisa di katakan “rumus” agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, anda harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda “=” (sama dengan).

Misalnya anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” di ketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=5+5”. Setelah anda tekan enter, maka hasilnya akan keluar. Berikut tanda/operator yang bisa anda gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:

• “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
• “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
• “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
• “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian

2. Kalkulasi cepat dengan Autosum

Setelah anda mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk anda merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum di sini merupakan fungsi yang bisa anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.

Misalnya anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Anda cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar di atas. Selain penjumlahan, anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar di atas. Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

• SUM: Penjumlahan
• Average: Mencari nilai rata-rata.
• Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang di seleksi.
• Max: Mencari nilai paling besar.
• Min: Mencari nilai paling kecil.

3. Otomasi data sederhana dalam sel

Dua tips sebelumnya mengharuskan anda untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, mari kita belajar bagaimana cara otomasi data, sehingga kita tidak perlu harus terus menerus menambah data. Ambil studi kasus seperti ini. Anda memiliki tabel dengan kolom ‘nomor’. Nomor tersebut pastinya berisi dari nomor 1 hingga berapapun jumlah barisnya. Jika anda memiliki data yang banyak, apakah anda harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Excel memiliki fitur yang dapat menjawab hal tersebut.

4. Memformat angka

Format angka di butuhkan jika anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun anda mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya berbeda. Di Excel, anda bisa megubah format angkanya sesuai dengan yang di inginkan.

Silahkan anda blok terlebih dahulu angka yang akan di ubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang anda inginkan. Hasilnya bisa anda lihat seperti gambar di atas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah.

5. Membuat tabel

Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang anda berikan dapat di organisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya. Silahkan anda blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar di atas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”.

Setelah anda melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan menjadi seperti di atas. Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika anda klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau Z ke A.

6. Membuat Chart/Grafik

Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik di lihat jika di buatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.

Untuk membuat grafik, anda perlu memilih data yang akan di tampilkan. Pada gambar di atas, anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Di sini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.

Silahkan anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.

7. Menggunakan Format Cell

Tidak terasa sudah sampai tips yang ke-7 dalam mempelajari cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Dengan Format Cell, anda dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, anda ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.

Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”. Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.

8. Menggunakan fungsi manual

Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.

Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.

Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)”.

Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.

9. Menggunakan Conditional Formatting

Dengan Conditional Formatting, anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini.

Pada gambar di atas, penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang di inginkan.

Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh di atas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa di lihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.

10. Menggabungkan 2 kolom atau baris

Dari tips 1 sampai 9, anda sudah bisa membuat tabel yang keren dan interaktif dengan chart atau di agram. Namun biasanya semakin kompleks sebuah tabel yang kita buat, pastinya kita berhadapan pada situasi di mana anda harus menggabungkan 2 kolom atau baris.

Jika anda lihat gambar di atas, tabel menjadi tidaklah rapi. Karena sel C4 dan C5 tidak menyatu, sel E4, F4, dan G4 juga tidak menyatu. Untuk menyatukannya sangatlah mudah. Bisa anda lihat di animasi di atas, caranya adalah anda hanya tinggal seleksi 2 kolom/baris atau lebih. Kemudian klik tombol “Merge & Center”. Nantinya, sel C4 dan C5 akan menjadi satu. Anda bisa melakukan hal yang sama terhadap yang lainnya dengan mudah.

Pengembangan dan Latihan: Coba anda atur supaya kolom atau baris yang sudah di jadikan satu teksnya menjadi rata tengah, baik vertikal maupun horizontal. Jika anda lihat di animasi di atas, teks “No.” hanya rata tengah secara horizontal saja, tidak vertikal.

11. Menggunakan Template untuk mempercepat anda dalam bekerja dengan Excel

Ketika anda membuka Excel pertama kali, Excel secara otomatis memberikan rekomendasi Template yang bisa anda pakai seperti gambar di atas. Atau jika anda sudah membuka sebuah worksheet Excel, anda dapat dengan mudah menekan tombol CTRL + N untuk membuka sheet baru. Di kotak pencarian, anda bisa mencari template sesuai keinginan anda.

Jika anda seorang manajer proyek, anda bisa menemukan 10+ Template Excel Untuk Manajemen Proyek & Tracking yang dapat menghemat banyak waktu anda.

12. Menggunakan Add-in untuk menambah fungsionalitas Excel

Tips terakhir cara belajar menggunakan Excel dengan cepat yaitu menggunakan Add-in. Microsoft Excel sebenarnya sudah sangat lengkap, sehingga semua yang anda pikirkan mengenai pengolahan data sebenarnya bisa anda lakukan jika anda mengetahui caranya. Namun jika di rasa anda memerlukan fitur tambahan, anda dapat menggunakan Add-in di Store untuk Excel.

Silahkan anda akses Store untuk Excel di menu “Insert” kemudian klik “Store”. Silahkan temukan apa yang anda inginkan. Misalnya saja penulis ingin memberikan notasi tentang buku yang ada berupa informasi dari Wikipedia. Kemudian klik saja “Add” jika anda menemukannya. Seperti gambar di atas, bisa anda lihat ketika saya mengklik buku Harry Potter, Wikipedia memberikan informasi mengenai buku tersebut.

Akhir Kata

Nah itulah cara mengunakan excel dengan mmuda yang dapat mimin sampai kan kepada sobat di arumah sekalian dan sapai di sini dulunay sob pembahasan kiat kali ini dan samapi jumpa di artikel selanjutnya . Selamat mencoba 🙂